Όλα τα ποδοσφαιρικά σωματεία είναι υποχρεωμένα από το νόμο να υποβάλλουν κάθε χρόνο στη Διεύθυνση Δημόσιας Υγείας και Κοινωνικής Μέριμνας (Τμήμα Κοινωνικής Αλληλεγγύης) της Περιφερειακής Ενότητας Καβάλας τα παρακάτω στοιχεία:
α) Απόσπασμα Πρακτικού Γενικής Συνέλευσης των τελευταίων αρχαιρεσιών, με τα ονόματα των τακτικών και των αναπληρωματικών μελών του Δ.Σ. και της Εξελεγκτικής Επιτροπής.
β) Απόσπασμα Πρακτικού συγκρότησης σε σώμα του Διοικητικού Συμβουλίου.
γ) Οικονομικό απολογισμό προηγούμενου έτους (υπάρχει το σχετικό έντυπο της υπηρεσίας στα γραφεία της ΕΠΣ Καβάλας).
δ) Υπεύθυνη Δήλωση του ν. 1599/1986 (υπάρχει το σχετικό έντυπο της υπηρεσίας στα γραφεία της ΕΠΣ Καβάλας).
ε) Βεβαίωση της ΕΠΣ Καβάλας, στην οποία να φαίνεται ότι το σωματείο έχει ενεργή αθλητική δράση.
Όλα τα ανωτέρω στοιχεία θα υποβάλλονται υποχρεωτικά κάθε χρόνο με ειδική αίτηση (σχετικό έντυπο έχει ΕΠΣΚ και μπορεί να παρέχει σε όλους), προκειμένου η αρμόδια υπηρεσία να έχει ενημερωμένο το αρχείο της και, παράλληλα, τα σωματεία να μην αντιμετωπίζουν προβλήματα συναλλαγών με άλλους φορείς.
Η Διεύθυνση Δημόσιας Υγείας και Κοινωνικής Μέριμνας, αλλά και η ΕΠΣ Καβάλας, είναι στη διάθεση του κάθε παράγοντα, προκειμένου να δώσουν τις απαραίτητες εξηγήσεις σε κάθε απορία.
