Οι καταστάσεις αυτές παραδίδονται από τη Γραμματεία της Ένωσης κατά τις μέρες και ώρες λειτουργίας των γραφείων.
Οι καταστάσεις αθλουμένων μελών είναι σημαντικές για τον έλεγχο της δύναμης ενός σωματείου, καθώς το όριο των ποδοσφαιριστών που πρέπει να διαθέτει ένα σωματείο της ΕΠΣ Καβάλας είναι 180. Παράλληλα, από τους 140 και έπειτα είναι δυνατή η ομαδική αποδέσμευση.