Τα ποδοσφαιρικά σωματεία που ανήκουν στο Δήμο Καβάλας και είναι ενεργά την τρέχουσα αγωνιστική περίοδο πρέπει να καταθέσουν στην αρμόδια υπηρεσία του Δήμου τα παρακάτω δικαιολογητικά.
1. Αίτηση του σωματείου προς το Δημοτικό Συμβούλιο που θα περιλαμβάνει τις εκδηλώσεις στις οποίες αφορά αυτή η επιχορήγηση, συνοδευόμενη με αναλυτικό προϋπολογισμό εξόδων των εκδηλώσεων αυτών και προϋπολογισμό της συνολικής οικονομικής δραστηριότητας του σωματείου για το τρέχον έτος.
2. α) Υπεύθυνη δήλωση του εκπροσώπου, ότι νομιμοποιείται να εισπράξει για λογαριασμό του σωματείου. Στη θέση της υπογραφής της δήλωσης, να τεθεί και η σφραγίδα του σωματείου. Η δήλωση να φέρει αριθμό πρωτοκόλλου.
β) Καταστατικό του σωματείου και βεβαίωση του γραμματέα του Πρωτοδικείου, ότι έχει εγγραφεί (καταχωρηθεί) στο βιβλίο σωματείων.
γ) Απόσπασμα πρακτικού συνεδριάσεως Δ.Σ., στο οποίο αναφέρονται τα πρόσωπα που εκπροσωπούν ή δεσμεύουν με την υπογραφή τους το σωματείο, εφόσον παρέχεται από το καταστατικό η δυνατότητα αυτή. Εάν δεν παρέχεται από το καταστατικό τέτοια δυνατότητα, τότε απαιτείται πρακτικό Δ.Σ. με το οποίο παρέχεται εξουσιοδότηση σε ορισμένο μέλος του για την είσπραξη της επιχορήγησης.
3. Το αιτούν σωματείο πρέπει να έχει υποβάλει στους φορείς από τους οποίους εποπτεύεται, στους φορείς που το έχουν επιχορηγήσει και οι οποίοι δεν ταυτίζονται με τους φορείς από τους οποίους εποπτεύεται και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, απολογισμό της συνολικής οικονομικής δραστηριότητας του σωματείου και ξεχωριστό απολογισμό της επιχορήγησης που έλαβε και είναι μικρότερη του 100% των συνολικών χρηματικών ποσών που διαχειρίσθηκε. Με τα ανωτέρω υποχρεούται να συνυποβάλλει και τον προϋπολογισμό του για το επόμενο έτος.
Για τυχόν απορίες – διευκρινίσεις, τα σωματεία μπορούν να απευθύνονται στην οικονομική υπηρεσία του Δήμου Καβάλας και τον υπεύθυνο κ. Ιωάννη Χατζηκωνσταντίνου.